Steeds meer werknemers krijgen de mogelijkheid om ook vanuit thuis te werken. Zij hebben daardoor minder reistijd en kunnen zodoende werk en privé beter in balans houden. Voor werkgevers is dit ook een mogelijkheid om te besparen op hun infrastructuur. Immers, bij regelmatig thuiswerken en flexibele werkplekken kan een onderneming met minder kantoorruimte toe. Hoe zit het met de fiscale kant van thuiswerken? Welke vergoedingen mag een werkgever aan zijn werknemer verstrekken? Wanneer blijven deze onbelast? En hoe zit het met de vaste reiskostenvergoeding?
Sinds de invoering van de werkkostenregeling is het niet meer mogelijk om een onbelaste vergoeding te geven voor het inrichten van de werkruimte thuis. Het is enkel nog mogelijk om arbovoorzieningen ter beschikking te stellen aan de werknemer. Het gaat dan bijvoorbeeld om een bureau, bureaustoel of verlichting. Het vergoeden of verstrekken hiervan is onder de werkkostenregeling niet onbelast mogelijk. Er geldt overigens geen maximumbedrag meer voor deze voorzieningen.
Voorzieningen volgens de arbowet
Bij een voorziening in de werkruimte van de werknemer moet de werkgever onderscheid maken in arbovoorzieningen en niet-arbovoorzieningen. Bij arbovoorzieningen gaat het om voorzieningen die voortvloeien uit de arbovoorschriften die passen binnen het arbeidsomstandighedenbeleid (Arbowet). Voor dit soort voorzieningen geldt het volgende:
- ter beschikking stellen (werkgever blijft de eigenaar). Het ter beschikking stellen van arbovoorzieningen in de werkruimte thuis is onbelast als:
- die arbovoorzieningen samenhangen met verplichtingen op grond van de Arbeidsomstandighedenwet;
- de werknemer door die voorzieningen geen aanmerkelijke privébesparing heeft;
- de werknemer die voorzieningen (gedeeltelijk) gebruikt in de werkruimte;
- de inrichting van de werkruimte thuis voldoet aan de volgende eisen van het Arbeidsomstandighedenbesluit:
- de werkruimte van een thuiswerker is zodanig ingericht, dat de werknemer zo veel mogelijk zittend en op een ergonomisch verantwoorde manier zijn werk kan doen. De werknemer heeft hiervoor een doelmatige zitgelegenheid en een doelmatig werkblad of een doelmatige werktafel tot zijn beschikking,
- in de werkruimte zijn de nodige voorzieningen voor een doelmatige kunstverlichting aanwezig.
- verstrekken (de werknemer wordt de eigenaar). Het verstrekken van arbovoorzieningen is belast;
- vergoeden (de werknemer is eigenaar). Het vergoeden van arbovoorzieningen is belast.
Vergoedingen en verstrekkingen
In het overzicht vindt u diverse vergoedingen en verstrekkingen die een rol spelen bij thuiswerken. Voor de werkkostenregeling is hierbij aangegeven welke vergoeding mogelijk is. Bedenk dat de werkkostenregeling ook nog de mogelijkheid biedt om via de fiscaal vrije ruimte werknemers onbelast verstrekkingen en vergoedingen te verlenen. Deze ruimte kan worden gebruikt om kosten die niet onbelast kunnen worden vergoed alsnog te compenseren.
| Vergoedingen en verstrekkingen thuiswerken | |
| Werkkostenregeling | |
| Inrichting thuiswerkplek | Alleen onbelast mogelijk wanneer arbovoorzieningen die samenhangen met verplichtingen op grond van de Arbeidsomstandighedenwet ter beschikking worden gesteld aan de werknemer. Verstrekking of vergoeding wordt belast. |
| Kosten mobiele telefoon | Mits voldaan wordt aan het noodzakelijkheidscriterium kan de telefoon alsmede de bijkomende kosten (abonnement) onbelast worden vergoed, verstrekt of ter beschikking gesteld. |
| Computers, tablets, etc | Mits voldaan wordt aan het noodzakelijkheidscriterium kan een computer alsmede de bijkomende kosten (onderhoud, printer) onbelast worden vergoed, verstrekt of ter beschikking gesteld. |
| Consumpties werkplek thuis | In principe niet onbelast te vergoeden tenzij er sprake is van een zelfstandige werkruimte thuis (zelfstandig deel woning, eigen sanitair). Wel mogelijk via de vrije ruimte. |
| Energie, water werkplek thuis | In principe niet onbelast te vergoeden tenzij er sprake is van een zelfstandige werkruimte thuis (zelfstandig deel woning, eigen sanitair). Wel mogelijk via de vrije ruimte. |
| Kosten internet thuis | Mits voldaan wordt aan het noodzakelijkheidscriterium kunnen de kosten van internet thuis onbelast worden vergoed, verstrekt of ter beschikking gesteld. Deze verbinding moet dan noodzakelijk zijn voor het werk en daadwerkelijk worden gebruikt. |
| Kosten vaste telefonie thuis | Niet onbelast te vergoeden. Valt niet onder het noodzakelijkheidscriterium. Wel mogelijk via de vrije ruimte. |
| Reiskosten | Indien de werknemer niet meer dan twee dagen per week thuis werkt, mag de vaste reiskostenvergoeding op fulltime basis worden gehandhaafd. |
Kort samengevat
Het inrichten en qua techniek uitrusten van een werkplek is over het algemeen zonder fiscale gevolgen mogelijk. Echter, niet alle kosten van thuiswerken zijn te compenseren. Kosten van energie en consumpties, die in geval van werken op kantoor voor rekening komen van de werkgever, zijn niet onbelast te vergoeden. Wel kan ervoor worden gekozen deze of via het belaste loon te compenseren dan wel door gebruikt te maken van de vrije ruimte. Uiteraard moet er in het laatste geval nog wel voldoende vrije ruimte beschikbaar zijn.
Bron: Cmweb